¿Cómo puede un programa de facturación ayudarte al éxito de tu negocio?

Muy a menudo, emprendedores y PYMES se plantean la incorporación de un programa de facturación a sus negocios y si de verdad esto es algo necesario para ellos.

Pues bien, en este artículo vamos a tratar de arrojar algo de luz sobre este asunto. Para empezar, probablemente sea una buena idea responder a esta pregunta: ¿quién está obligado a hacer facturas? A grandes rasgos, todo aquel autónomo o empresario que realice una actividad económica estará obligado a emitir facturas.

Por lo tanto, ya que tienes que emitir facturas, lo mejor que puedes hacer es informarte de las diferentes alternativas que tienes.

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¿Necesito un programa de facturación para mi negocio?

Aunque de momento puedas salir del paso haciendo facturas en Word y Excel, un programa de facturación te ofrece una serie de ventajas respecto a hacer las facturas de manera más rudimentaria.

Probablemente, estas sean las principales ventajas de un programa de facturación frente a Word o Excel:

· Evitar errores: Cuando utilizas un programa de facturación estás reduciendo muchísimo la posibilidad de cometer errores. ¿Por qué? Al estar todo tan automatizado, cosas como los cálculos de totales, el IVA o el IRPF, son cosas en las que no te volverás a equivocar.

Además, como todos somos humanos, en un programa de facturación también se te ofrece la opción de rectificar. Si has metido la pata con algo o un cliente no está de acuerdo con algún aspecto de tu factura, siempre podrás crear una nota de crédito para anular dicha factura y crearla de nuevo. Y es que la vida está hecha de segundas oportunidades, ¿no es cierto?

· Diseño: Seamos sinceros, por muy apañado que tú seas, Word y Excel dan de sí, lo que dan de sí. Pero si quieres que tus facturas cuenten con un diseño espectacular, atractivo y fácil de recordar, un buen programa de facturación debería darte una solución a esto. Muchos programas cuentan con un diseñador de facturas, que prácticamente hace todo por ti, dejando el diseño en manos de expertos y dándote tiempo extra para dedicarlo a otras cosas.

¿Por qué es importante el diseño de tus facturas? Pues muy sencillo; es tu carta de presentación de cara a tus clientes y tu imagen de marca. Si tus clientes te recuerdan, es más fácil que vuelvan a acudir a ti e incluso que te recomienden a otros.

· Automaticidad: De esto ya hablábamos en el punto anterior. Por ejemplo, el hecho de que no necesites acordarte de cuál es el último número de factura que has utilizado e incluso que tu programa te cambie automáticamente la numeración de tu siguiente factura respetando la serie de facturación que estés usando, te va a ayudar a ahorrar tiempo y de nuevo, a evitar errores.

· Orden interno: Puede parecer una tontería, pero conforme pasan los meses y se nos acumulan las facturas encima del escritorio, probablemente termines lamentando no tenerlo todo más ordenado, para ser capaz de en un vistazo ver lo que has facturado, lo que no, quién te ha pagado y quien no, e incluso ver cual es el balance ingresos y gastos.

Es decir, ya no sólo hablamos del orden interno, sino de ser capaz de llevar un mayor seguimiento de lo que está ocurriendo en nuestro negocio.

· Seguridad: Cuando tienes todo en tu ordenador, o te pasas la vida haciendo copias de seguridad, o el día menos pensado el ordenador se te estropea y puedes perder información terriblemente valiosa, como lo son tus facturas. Si tienes un programa de facturación en la nube, sólo necesitarás recordar tu nombre de usuario y contraseña para tener la certeza de que siempre tendrás tu información contable a buen recaudo.

· Cobrar antes tus facturas: Cuando cuentas con un programa de facturación, reduces el tiempo de cobro de tus facturas. ¿Cómo? El hecho de poner una fecha de vencimiento ya ayuda a lograr este objetivo. También puedes incentivar el pago añadiendo un descuento por pronto pago, personalizando el mensaje que acompaña la factura e incluso ofreciendo pagos online a tus clientes.

En resumidas cuentas, un programa de facturación puede hacerte la vida mucho más fácil haciendo que ahorres tiempo y esfuerzo. ¿Te animas?

Miguel

Ingeniero en Informática | Arquitecto .NET

Experto en Desarrollo Web y consultoría SEO.

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